SPDシステムをリプレースするタイミングとは

SPDシステムを導入した後、運用を続けるうちに課題が表面化し、他社システムへの乗り換え（リプレース）や運用形態の見直しを検討するケースがあります。本記事では、SPDシステムをリプレースする適切なタイミング、新しいシステムや業者を比較検討する際のポイントを解説します。

SPDシステムのリプレースを検討する主な理由

既存システムの老朽化・他システムとの連携不足

導入から年数が経過したシステムは、動作が重くなったり、ベンダーの保守サポートが終了したりするリスクがあります。また、電子カルテや医事会計システム、オーダリングシステムといった他の院内システムとの連携が不十分だと、結局は手入力でのデータ移行や二重登録が必要になり、業務の非効率化を招きます。システムの連携不足により、正確な患者別原価計算が難しくなっているケースもリプレースのきっかけとなります。

コストの高止まり

SPDシステムを導入したものの、月額のシステム利用料や保守費用が経営の負担になっているケースがあります。また、システム上では在庫管理ができているはずなのに、現場での入力漏れや運用ルールの形骸化によって、過剰在庫や使用期限切れによる廃棄ロスが発生している場合も要注意です。

システムの機能が自院の規模に合っておらず、期待したほどの医療材料費の削減効果が得られていない場合、システムの入れ替えを検討するタイミングと言えます。

自院スタッフの業務負担が軽減されていない

SPDシステムの目的の一つは、看護師など医療従事者が物品管理に割く時間を減らし、本来の患者ケアに集中できるようにすることです。しかし、システムの操作が複雑で現場の負担になっていたり、エラー対応に時間がかかっていたりする場合は本末転倒です。また、自院のスタッフでSPD業務を運用している場合、担当者の退職による属人化や、教育・採用コストが課題となることも多くあります。

自院運用を続けるか・業務委託へ切り替えるか

SPD環境を見直す際、単に「A社のシステムからB社のシステムへ変える」だけでなく、運用体制そのものを見直すことも重要です。SPDの運用形態には、大きく分けて「自院運用」と「業務委託」の2つがあります。

自院運用のメリット・デメリット

自院運用は、SPDシステムのみを導入し、発注や納品確認、各部署への払い出しといった実際の作業は病院のスタッフが行う形態です。メリットは、外部委託費用がかからないことや、自院の都合に合わせて柔軟にルールを変更できる点です。

一方デメリットとして、専任スタッフの確保と教育が必要なこと、欠勤時の代替スタッフの調整など、人的リソースの管理負担が病院側にかかることが挙げられます。

業務委託へ切り替えるメリット・デメリット

業務委託は、システムの提供だけでなく、院内の物品管理・搬送業務そのものを外部のSPD業者に委託する形態です。メリットは、専門スタッフが作業を行うため自院スタッフの負担が大幅に軽減されること、教育や労務管理の手間が省けること、そして業務の属人化を防ぎ安定した運用が可能になります。

デメリットとしては、委託費用が毎月発生することや、院内に業者の作業スペースを確保する必要がある点です。

業務委託先を乗り換えるなら知っておくべき「2つのビジネスモデル」

現在のSPD業者（業務委託先）からの乗り換えを検討する際、単に「システムが新しいか」「費用が安いか」だけで選ぶと、結局同じような課題（材料費が下がらない等）に直面する可能性があります。
SPD業者を選ぶ上で重要なのは、その業者が「どこで利益を得ているか」というビジネスモデル（利益構造）の違いを理解することです。大きく分けて「ディーラー系」と「独立系」の2つが存在します。

物品販売を伴う「ディーラー系（卸業者系）」の特徴

現在、多くの病院が導入しているのが、医療材料の卸売業者が提供する「ディーラー系SPD」です。
普段から取引のある卸業者がシステムも一括で提供してくれるため、導入がスムーズで、日々の発注や納品を一本化しやすいというメリットがあります。

一方で、ディーラー系の主な収益源は「医療材料の販売差益（マージン）」です。そのため、病院側が「もっと安い代替品に変えたい」「大幅な単価引き下げを行いたい」と希望しても、業者自身の売上減少に直結してしまうため、積極的な価格交渉やメーカー変更の提案が行われにくいという構造的な課題を持っています。「システムは便利になったが、材料費自体は期待したほど下がらない」という場合、この利益相反が影響しているケースが少なくありません。

管理・運用に特化した「独立系（非ディーラー系）」の特徴

もう一つの選択肢が、医療材料の販売を自社で行わず、病院の物品管理や物流業務の受託、コンサルティングのみに特化した「独立系SPD」です。
特定のメーカーや卸業者に依存しないため、病院側の立場に立った中立的なメーカー選定や、複数業者間での相見積もりを通じた価格交渉が可能になります。

物品販売による利益相反がないため、純粋に「病院のトータルコストをどう下げるか」にフォーカスできるのが大きなメリットです。既存のSPDで「材料費の高止まり」や「現場の属人化」に悩んでいる病院にとって、抜本的な改善を見込める選択肢となります。

PR独立系SPD専業「DALI」のサービスとは？

引用元：DALI公式HP
https://dali-inc.co.jp/

DALIは、特定のメーカーや卸売業者に依存しない「非ディーラー系（独立系）」のSPD専門事業者です。物品販売の利益相反がないため、病院側の立場に立った中立的な価格交渉が可能。医療材料費の抜本的なコスト削減と、現場の負担軽減を同時に実現します。

【特徴1】特定メーカーに縛られない提案で、年間約400万円のコスト削減

物品の販売を行わない独立系の強みを活かし、メーカーに忖度のない代替品の提案や価格交渉を実施。ヒアリングを通じて採用品目を見直し、実際に年間約400万円のコスト削減を実現した事例もあります。病院全体のコスト構造の見直しを支援します。

【特徴2】RFIDタグ×「かたづけ士」で現場の負担をゼロに

医療資材にRFIDタグ（無線ICタグ）を導入し、人手に頼らないリアルタイムな在庫管理を構築します。さらに、全スタッフが整理整頓の専門資格「かたづけ士」を保有。現場の棚整理から定数の見直しまで現場密着で伴走し、看護師を煩雑な物流業務から解放します。

【特徴3】急な人員不足にも即日対応。止まらないSPD体制

担当者の異動や退職による属人化を防ぐため、エリアマネージャーが月1〜2回定期訪問し運用をサポート。万が一の急な人員不足時にも、即日で応援スタッフを手配し、業務を一日も止めない強固なバックアップ体制を敷いています。

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会社情報

会社名	DALI株式会社
電話番号	0178-32-7226
公式HP	https://dali-inc.co.jp/

リプレース・業者切り替えをスムーズに進める手順

1.現状の課題整理と目的（コスト削減か、負担軽減か）の明確化

まずは、現在のSPD運用における課題を洗い出します。過剰在庫の金額、システムのエラー頻度、スタッフの残業時間などを具体的に数値化し、今回のリプレースで何を解決したいのかという目的を病院全体で共有します。この目的がブレると、後の業者選定で迷う原因となります。

2.複数業者への要件提示・相見積もり

明確にした目的をもとに、要件定義書（RFP）を作成し、複数のベンダーやSPD業者に提案と見積もりを依頼します。システムの機能一覧だけでなく、移行スケジュール、サポート体制、費用を含めた総合的な提案を受け、各社の強みと弱みを比較検討します。デモンストレーションを実施し、実際にシステムを使う現場スタッフの意見を取り入れることも重要です。

3.運用ルールのすり合わせ・マスタ移行の実施

業者を決定したら、詳細な運用ルールの設計に入ります。発注のタイミング、納品場所、棚卸しの方法などを、新しいシステムや体制に合わせて再構築します。同時に、最も手間のかかる「マスタデータのクレンジングと移行」を行います。古いデータや不要な品目を除外して新しいシステムに登録し、テスト稼働を経て、問題がなければ本番稼働へと移行します。

編集チームまとめ

SPDシステムのリプレースは、単なるツールの変更ではなく、院内物流の仕組み全体を見直す良い機会です。現在のシステムや運用に限界を感じたタイミングで、自院運用と業務委託のメリット・デメリットを再評価し、自院の経営課題を解決できるパートナーを慎重に選定しましょう。