医療材料の発注業務の効率化

医療材料の発注業務は、病院によって看護師や事務スタッフが担当している場合があり、本来業務と並行して対応することで、業務負担の増加や発注ミス、担当者への業務の集中につながることがあります。

本記事では、医療材料の発注業務で起きやすい課題を整理したうえで、効率化のポイントとSPD活用による解決策を解説します。

医療材料の発注業務の流れ

医療材料の発注業務は、一般的に以下のような流れで行われています。

• 棚残のチェックと欠品確認
• 発注量の決定
• 仕入先への発注（電話・FAX・オンライン）
• 納品時の検品・受入
• 台帳・システムへの計上

これらの一連の業務を、看護師や事務スタッフが本来業務と並行して担っているケースが少なくありません。

発注業務で起きやすい課題

医療材料の発注業務では、以下のような課題が起きやすい傾向があります。

担当者への業務の属人化

発注業務が特定の担当者に集中し、その担当者が不在の日には発注ができない、担当者が異動・退職すると業務が回らなくなるといった問題が発生します。マニュアルが整備されていない病院ほど、属人化のリスクが高くなります。

発注タイミングのばらつき

発注のタイミングが担当者の判断に委ねられていると、発注が遅れて欠品につながる、あるいは早すぎて過剰在庫になるといった、在庫の適正化を妨げる原因になります。

発注ミスの発生

数量・品目・単位の間違いは、発注ミスの中でも起きやすいパターンです。特に手作業での発注では、入力や確認の過程でミスが生じる可能性があるため、品目・数量・発注単位などを確認する手順を整えることが重要です。

看護師の業務負担

発注業務に時間を取られると、看護師が本来の業務に集中しにくくなり、時間外業務の増加につながる可能性があります。看護師のタスクシフトが求められる中で、発注業務の見直しは優先度の高い課題です。

発注業務を効率化するポイント

医療材料の発注業務を効率化するには、以下のポイントを押さえることが重要です。

• 定数管理に基づく自動発注ルールを整え、担当者の判断に依存しない発注体制を作る
• 発注業務のプロセスをマニュアル化し、担当者が変わっても運用できる状態にする
• 電子発注（EDI）を導入して、FAX・電話発注にかかる時間と手間を削減する
• 使用実績データを分析して、発注量の妥当性を定期的に見直す
• 発注担当者・承認者・代行者の役割を明確にし、担当者が不在でも対応できる体制を整える
• 品目・数量・発注単位・納入先などの確認手順を統一し、発注ミスを防ぐ

SPDによる発注業務の代行と自動化

SPDの活用により、サービス内容や委託範囲に応じて、医療材料の発注業務や在庫管理に関する作業の効率化を図れます。発注業務の代行や、在庫データを活用した発注支援などを通じて、院内スタッフの業務負担軽減につながる可能性があります。

• 在庫管理システムの機能や運用ルールに応じて、定数を基準とした発注対象の抽出や発注処理の自動化を検討できる
• 発注業務そのものを外部委託し、看護師・事務スタッフを本来業務に戻せる
• 委託範囲に応じて、納品時の検品・受入や在庫データの登録などを支援できる
• 発注実績・原価データを可視化し、発注業務の継続的な改善につなげられる

まとめ

医療材料の発注業務を効率化することは、看護師や事務スタッフの業務負担を軽減するとともに、発注ミスや欠品、過剰在庫のリスク低減にもつながります。まずは発注手順や役割分担を見直し、必要に応じて定数管理やSPDの活用を検討してみましょう。