診療科・病棟別の在庫管理

病院で使用する医療材料は、中央倉庫だけでなく、診療科や病棟などの部署にも保管されている場合があります。部署に必要な材料を確保することは、日常の診療を円滑に進めるうえで重要です。一方、部署ごとに在庫を管理すると、過剰在庫や欠品、使用期限切れによる廃棄などの課題が生じることもあります。

こうした課題を防ぐには、中央倉庫と部署在庫の役割を明確にし、補充や在庫移動のルールを整えることが大切です。

本記事では、診療科・病棟別の在庫管理でよくある課題と、在庫管理を効率化するための具体的なポイント、SPDを活用する際の考え方を解説します。

診療科・病棟別に在庫を持つ理由

病院では、診療内容や使用頻度、緊急時の対応などに応じて、医療材料を保管する場所を使い分けています。

例えば、日常的に使用するガーゼや手袋などは、必要なときにすぐ取り出せるよう部署に保管することがあります。また、特定の診療科で使用する専門的な材料についても、診療内容に応じて部署ごとに保管する運用が考えられます。

すべての医療材料を中央倉庫に集約し、使用するたびに取りに行く運用では、移動や払い出しに時間がかかる可能性があります。一方、各部署で必要以上に在庫を抱えると、保管スペースの圧迫や在庫の滞留につながるおそれがあります。

そのため、医療材料の種類や使用状況に応じて、中央倉庫と部署在庫の役割を分けることが重要です。

中央倉庫と部署在庫の役割分担

中央倉庫と部署在庫は、それぞれ異なる役割を担います。保管場所や補充方法を適切に設計することで、必要な材料を確保しながら、院内全体の在庫を管理しやすくなります。

中央倉庫の役割

中央倉庫では、複数の部署で使用する材料や、部署ごとに保管する必要性が低い材料などを管理します。

主な役割は以下のとおりです。

• 複数部署で使用する医療材料の集約管理
• 在庫数量や保管場所の把握
• 使用期限やロット情報の管理
• 各部署への補充に必要な在庫の確保
• 使用実績に基づく在庫量の見直し

材料を集約して管理することで、院内全体の在庫状況を把握しやすくなります。また、購買を集約できる場合は、購入条件の見直しにつながる可能性もあります。

ただし、中央倉庫で管理する品目や数量は、病院の規模、診療内容、納品頻度、保管条件などによって異なります。すべての材料を中央倉庫に集めるのではなく、供給の安定性と管理効率の両面から検討することが重要です。

部署在庫の役割

部署在庫は、診療科や病棟などで使用する医療材料を、必要なときに取り出せるように保管するものです。主な役割は以下のとおりです。

• 日常的に使用する材料の保管
• 診療科や病棟の業務に必要な材料の確保
• 緊急時に使用する材料への迅速なアクセス
• 使用状況に応じた補充依頼
• 部署内での在庫数量や使用期限の確認

部署在庫を適切に管理するには、必要な材料を確保しながら、過剰な保管を避けることが大切です。部署の使用頻度や保管スペース、補充までにかかる時間などを踏まえて、運用方法を設計しましょう。

診療科・病棟別の在庫管理でよくある課題

部署ごとに在庫を管理する運用では、院内全体の状況が見えにくくなり、在庫の偏りや管理業務の負担につながることがあります。

部署ごとに在庫が偏る

部署によって使用量や発注のタイミングが異なるため、ある部署では材料が余っている一方、別の部署では不足しているという状況が生じることがあります。部署ごとの在庫状況を把握できていないと、院内に在庫があるにもかかわらず、新たに重複して発注してしまう可能性もあります。

使用量に対して在庫が多すぎる・少なすぎる

使用量に合わない在庫を抱えていると、保管スペースの圧迫や欠品のリスクにつながります。特に、使用量の変化や診療内容の変更が在庫量に反映されていない場合、過剰在庫や在庫不足が発生しやすくなります。

使用期限の管理が部署任せになっている

部署ごとに管理方法が異なると、使用期限の確認頻度や記録方法にばらつきが生じることがあります。その結果、期限が近い材料に気づくのが遅れ、使用期限切れによる廃棄につながる可能性があります。

部署間で在庫を融通できない

ある部署で余っている材料を別の部署で必要としていても、在庫の所在や移動ルールが明確でなければ、融通が進まない場合があります。部署間で在庫を移動する際は、対象品目や数量だけでなく、記録方法や在庫データの更新方法も決めておく必要があります。

発注や補充の方法が担当者によって異なる

発注のタイミングや数量、補充依頼の方法が担当者ごとに異なると、在庫管理が属人化しやすくなります。担当者が交代した際にも安定した運用を続けられるよう、業務手順や役割分担を明確にすることが重要です。

診療科・病棟別の在庫管理を効率化するポイント

診療科・病棟別の在庫管理を効率化するには、部署単位の管理だけでなく、中央倉庫を含めた院内全体の運用を見直すことが重要です。

部署ごとの使用実績と在庫状況を把握する

まず、診療科・病棟ごとの使用量や在庫数量を確認します。主に確認したい項目は以下のとおりです。

• 部署ごとの使用量と使用頻度
• 品目ごとの在庫数量
• 補充の頻度と納品までにかかる時間
• 欠品や緊急補充の発生状況
• 使用期限切れによる廃棄の状況
• 保管スペースや保管条件

こうした情報を整理すると、在庫が多すぎる部署や不足しやすい部署を把握しやすくなります。データが部署ごとに分散している場合は、発注履歴や在庫表など、利用できる情報から整理を始めましょう。

部署に置く品目と保管量を見直す

すべての材料を各部署に保管する必要があるとは限りません。日常的に使用する材料、緊急時に必要な材料、中央倉庫から補充できる材料などに分け、部署に置く品目を検討します。

また、保管量は使用頻度だけでなく、補充までにかかる時間や供給の安定性、保管スペースなども考慮して決めることが重要です。

中央倉庫から部署への補充ルールを明確にする

中央倉庫と部署在庫を連携させるには、補充方法を統一しておく必要があります。例えば、次の項目を明確にします。

• 補充を担当する部署や担当者
• 補充依頼の方法
• 補充するタイミング
• 補充数量の決め方
• 緊急時の依頼方法
• 補充後の在庫記録の更新方法

補充ルールが曖昧なままだと、依頼漏れや補充の遅れ、過剰な補充が起こる可能性があります。定期補充や使用実績に応じた補充など、院内の運用に適した方法を選び、関係者が同じ手順で対応できるようにしましょう。

部署間で在庫を融通する仕組みを整える

部署間で在庫を融通できれば、院内にある材料を有効活用し、不要な追加発注や廃棄を抑えられる可能性があります。

ただし、材料を移動する際は、製品名や規格、使用期限、保管条件などを確認する必要があります。また、移動した数量を記録し、在庫データにも反映させることが重要です。

部署間の融通を円滑に進めるためには、次のようなルールを定めておきましょう。

• 融通の対象となる品目
• 在庫移動の依頼・承認方法
• 移動時の数量や期限の確認方法
• 移動履歴の記録方法
• 在庫データを更新する担当者

これらのルールは、医療材料の種類や院内ルールに応じて、品質や安全性を確保できる運用にすることが前提です。

使用期限と在庫の偏りを定期的に確認する

在庫管理は、一度ルールを整えれば終わりではありません。使用量や診療内容が変化すると、適切な在庫量も変わるためです。定期的に在庫状況を確認し、期限が近い材料や使用頻度の低い品目、欠品が発生しやすい品目などを把握しましょう。

また、期限が近い材料を別の部署で使用できる場合でも、移動先の使用見込みや保管条件を確認する必要があります。移動によって別の部署で過剰在庫が発生しないよう、院内全体の状況を踏まえて判断しましょう。

SPDによる診療科・病棟別在庫管理の効率化

SPDは、医療材料の供給や在庫管理などを支援する仕組みです。SPD事業者のサービス内容や委託範囲によっては、部署への補充、在庫確認、使用実績の集計などを支援してもらえる場合があります。

部署ごとの在庫状況を把握しやすくする

SPDの運用や関連システムによっては、部署ごとの使用実績や在庫状況を把握するためのデータを利用できます。こうしたデータを活用することで、在庫が偏っている品目や、補充頻度の見直しが必要な部署を把握しやすくなります。

ただし、可視化できる情報やリアルタイムでの在庫把握が可能かどうかは、使用するシステムや運用方法によって異なります。導入時には、必要な情報を確認できるか事前に確認しましょう。

補充や在庫確認の業務負担を軽減する

SPD事業者が部署への補充や在庫確認などを担当する運用では、医療スタッフが担う物品管理業務の負担軽減が期待できます。また、補充のタイミングや数量、依頼方法などを整理することで、担当者による運用のばらつきを抑えやすくなります。

ただし、SPD事業者が対応できる業務は、委託範囲や契約内容によって異なります。自院で負担となっている業務を明確にし、必要な支援が提供範囲に含まれているか確認することが大切です。

在庫データを活用して継続的に改善する

部署別の使用実績や補充履歴を継続的に確認できれば、在庫管理の改善にも役立ちます。例えば、欠品が繰り返し発生している品目は補充頻度や保管量を見直し、使用量に対して在庫が多い品目は部署に置く数量を再検討するといった対応が考えられます。

SPD事業者が提供するデータや分析支援を活用する場合も、医療機関側が改善の目標や評価指標を明確にしておくことが重要です。在庫金額、欠品の発生状況、使用期限切れによる廃棄額、補充作業にかかる時間などを定期的に確認し、必要に応じて運用を見直しましょう。

まとめ

診療科・病棟別の在庫管理を効率化するには、中央倉庫と部署在庫の役割を明確にし、院内全体で連携して管理することが重要です。

特に、次のポイントを押さえることが大切です。

• 部署ごとの使用実績と在庫状況を把握する
• 診療内容や使用頻度に応じて、部署に置く品目と保管量を見直す
• 中央倉庫から部署への補充ルールを明確にする
• 部署間で在庫を融通する際の記録・更新ルールを整える
• 使用期限や欠品状況を定期的に確認し、運用を見直す

また、SPD事業者が提供する補充業務やデータ分析などの支援を活用できれば、在庫管理の負担軽減や運用改善につながる可能性があります。

まずは自院の在庫状況や補充方法を整理し、部署ごとの課題を把握することから始めましょう。