病院の物品管理表とは？記載項目や運用の課題を解説

病棟や外来では、医療材料や衛生材料の在庫を物品管理表などで管理しています。物品管理の方法は施設によって異なり、在庫管理システムを導入している病院もあれば、紙やExcelなどを使って手作業で管理している病院もあります。

手作業による管理では、数量の確認や記録、情報の更新に人手が必要となり、看護師や物品管理担当者の負担になる場合があります。本記事では、物品管理表の記載項目や運用上の課題、管理業務を効率化する方法を解説します。

病院の物品管理表とは

病院の物品管理表とは、病棟・外来・倉庫などに保管している医療材料や衛生材料の品目・数量・使用期限などを記録し、在庫を把握するための表です。主に定期的な在庫確認や不足物品の補充判断、棚卸、使用期限の確認などに使用します。

紙の台帳やExcelで作成するほか、在庫管理システムを利用する方法もあります。管理する物品や運用方法は、病院の規模や管理体制によって異なります。

物品管理表に記載する主な項目

物品管理表の項目は施設によって異なりますが、在庫状況や保管場所を把握するために、主に次のような情報を記載します。

例えば、定数が50個、現在庫数が35個であれば、補充が必要かどうかを判断しやすくなります。使用期限やロット番号も記録しておくと、期限管理や製品回収への対応にも役立ちます。

物品管理表で運用するときの課題

紙やExcelによる手作業の管理は導入しやすい一方で、記録や数量確認に人手が必要です。運用方法によっては、次のような課題が生じます。

記入漏れや転記ミスが起きやすい

目視で数えた数量を手書きやExcelに入力する場合、記入漏れや転記ミスによって、記録と実際の在庫数に差が生じることがあります。在庫情報が正確でないと、欠品や過剰在庫につながるおそれがあります。

数量カウントに時間がかかる

病棟で扱う物品は品目数が多く、1つずつ数えて記入するには時間がかかります。看護師が本来業務の合間に行っている場合、患者対応の時間を圧迫する要因になります。

在庫情報の更新が遅れる

物品管理表に記録されるのは、基本的に確認時点の在庫数です。その後に使用された数量は次の確認まで反映されないため、急な欠品に気付きにくい場合があります。また、複数人が同時に編集するとファイルが壊れる・先祖返りするリスクも避けられません。

在庫管理のよくあるミスと改善策を見る

物品管理表による手作業の負担を減らす方法

物品管理表への記録や数量カウントの負担を減らすには、デジタル技術や外部委託を活用する方法があります。病院の管理体制や物品の種類に応じて、適切な方法を検討しましょう。

バーコードで読み取る

対象となる医薬品・医療機器等には、製品を識別するためのバーコードや二次元コードが表示されています。改正薬機法により、令和4年12月1日から対象製品への識別符号（バーコード等）の表示が義務化されました。

対応する読み取り端末や管理システムを利用すれば、手書きや転記の手間を減らせます。

医療機器管理におけるトレーサビリティの詳細を見る

RFIDタグで一括して読み取る

RFIDは、電波を利用してタグの情報を非接触で読み取る技術です。対象物品にRFIDタグを取り付け、対応するリーダーや管理システムを導入することで、複数の物品をまとめて読み取れる場合があります。数量カウントや棚卸の効率化につながります。

医療材料の棚卸の効率化について詳しく見る

SPDに在庫管理を任せる

SPD（Supply Processing and Distribution）事業者に在庫管理を委託すると、契約内容に応じて在庫確認・補充・棚卸・使用期限管理などを専門スタッフに任せられます。看護師が担っていた物品管理業務を減らし、患者対応など本来の看護業務に集中しやすい環境づくりにつながります。

まとめ

病院の物品管理表は、医療材料や衛生材料の在庫状況を把握するために役立ちます。一方、手作業による運用では、記入漏れや数量カウントの手間、在庫情報の更新遅れといった課題があります。

バーコードやRFIDの活用、SPD事業者への業務委託によって、物品管理の負担を軽減できます。現在の管理方法に課題を感じている場合は、業務の効率化を検討してみましょう。

当メディアでは、「SPDサービスを導入したが期待していた効果が得られなかった」といった失敗を防ぐために、「診療材料費の削減」「手術室も含めたスタッフの手間の削減」「倉庫スペースの削減」といったSPDサービスを委託する目的別におすすめの事業者をご紹介しています。ぜひチェックしてみてください。